Copiar dados de um sítio para outro ocupa horas da equipa

Para quem é

Para equipas que passam parte do dia a copiar, colar e avisar colegas. O trabalho repetido não é difícil, mas come horas que deviam ir para clientes.

Sinais de que precisa disto

• Alguém passa todos os dias informação do email para uma folha ou para o CRM.
• Os avisos importantes dependem de alguém se lembrar.
• Cada relatório é montado à mão.
• O fecho do mês para a contabilidade ocupa dias.

O que fazemos

1. Escolhemos as tarefas repetidas que mais tempo levam, a partir do diagnóstico.
2. Ligamos as ferramentas que a equipa já usa, sem a obrigar a mudar de sistema.
3. Começamos por regras fixas. A IA só entra no que as regras não resolvem.
4. A pessoa continua a decidir: o sistema prepara e ela aprova com um clique.
5. Deixamos alertas para quando algo falha e um guia de uma página por processo.

Um caso

Numa equipa pequena de relações públicas, uma pessoa tratava à mão das faturas: dar-lhes nome, arquivá-las e cruzá-las com o extrato, linha a linha, com o trabalho todo concentrado no fecho do mês e o risco de erro que isso traz. Hoje as faturas arquivam-se e cruzam-se sozinhas. Num mês, 86% dos movimentos ficaram resolvidos sem ninguém. A pessoa só decide as exceções, e cada decisão ensina o sistema.