Faturas a cruzar com o extrato à mão

O problema

As faturas chegavam espalhadas pelo email, em papel e em sites de fornecedores. Uma pessoa tratava à mão de lhes dar nome, de as arquivar e de as cruzar com o extrato do banco para a contabilidade. O trabalho concentrava-se no fecho do mês, com o risco de erro que isso traz.

O que fizemos

Todos os dias, uma rotina arquiva as faturas que chegam por email e os documentos digitalizados, e cruza o extrato com o que já está arquivado. Primeiro aplicam-se regras fixas, e a IA só vê o que sobra. Quando um movimento tem fatura, só fica resolvido com a fatura guardada.

Uma vez por mês chega um email com as exceções e um botão por linha. Cada decisão ensina o sistema. As linhas a que ainda falta a fatura voltam a ser revistas sozinhas durante 60 dias.

O resultado

• Num mês, 86% dos movimentos do extrato ficaram resolvidos sem ninguém.
• Os passos manuais passaram de 6 para 2: abrir o email do mês e decidir as exceções.
• A pessoa que tratava das faturas só decide o que o sistema não consegue resolver.