Antes de mudar o ERP, ver o que lá está

O problema

Um orçamento demora um mês. A empresa ia investir num ERP que já tinha em parte, sem saber o que estava bem e o que estava mal configurado.

O que fizemos

Diagnóstico

Auditámos o ERP só em modo de consulta, sem alterar nenhum registo. Daí saíram cinco descobertas e três decisões preparadas para a direção.

Arrumar

O plano partiu do que o sistema já tem. O Excel dos orçamentos ficou, porque é lá que quem orçamenta faz as contas. O ERP passa a guardar as propostas, os estados e o histórico.

Construir

A implementação é feita por blocos e começa pelo armazém.

Formar

Os testes fazem-se com trabalho verdadeiro, como uma proposta real ou uma lista de materiais real, por isso o tempo de teste conta também como trabalho feito.

O resultado

• 1 em cada 7 horas de trabalho não contava no custo de nenhum projeto, por isso as margens pareciam melhores do que eram.
• Num dos projetos, as horas entregues eram mais de oito vezes as horas vendidas, por um erro de configuração.
• Menos de 1 em cada 10 projetos tinha ordem de venda.

A empresa soube tudo isto antes de investir. No plano, os passos do orçamento fora do ERP passam de 13 para 3, e o objetivo do cliente é fazer um orçamento em duas semanas nos projetos grandes e em dois dias nos pequenos, em vez de um mês.